Daug tiekėjų arba potencialių tiekėjų susiduria su dvejonėmis – kreiptis į profesionaliai pasiūlymus ruošiančią įmonę ar išmėginti savo jėgas? Bet kuriuo atveju – norai ir lūkesčiai yra tik patys geriausi. Asmeninis entuziazmas bei užsivedimas tikrai yra sveikintinos savybės, tačiau neaišku ar jos atneš norimą naudą. Kreipimasis į profesionalus taip pat nebūtinai yra tinkamiausia išeitis. Abu sprendimai turi pliusų ir minusų. Kaip žinoti, kuris variantas labiausiai tinka jums?
Kiek patirties turite?
Didžiausią įtaką jūsų pasirinkimui turėtų turėti jūsų patirtis (arba jos stoka). Čia nepakaks tik pažymėti visus tinkamus laukelius. Reikia mokėti formatuoti dokumentus, informaciją pateikti tam tikru būdu, parodyti savo (arba savo įmonės) tinkamumą atlikti užduotį. Jeigu to dar nedarėte, geriausia yra samdyti išorės specialistus, nebent norite visko mokytis iš klaidų ir nesėkmių. Nors skamba didvyriškai ir kilniai, komercinėje veikloje didvyriai ilgai netempia…
Verčiau, bent jau pirmus kartus viešojo pirkimo pasiūlymą rengti kartu su patyrusiais specialistais. Jeigu norite išlaikyti kuo didesnę savo indėlio dalį, galite prašyti jų pagalbos tik redaguojant arba teikiant rekomendacijas. Visgi, jei projekto dar nesate rašę arba sritis jums ganėtinai nauja, rinkitės visapusišką vadybos paslaugą bei pirkimo administravimą nuo A iki Ž. Kainuos brangiau, tačiau tikrai išlaidas atpirks ekonominė nauda.
Kiek laiko turite?
Jeigu dar niekada nepildėte projekto užklausos ir neteikėte pasiūlymo, tai tikriausiai nežinote, kiek daug laiko viešieji pirkimai užima. Per dvi ar tris dienas tikrai nepavyks paruošti gero pasiūlymo. Per savaitę tai padaryti gal ir įmanoma, jeigu dirba tikri profesionalai, turintys patirtį bei gerą žinių bagažą toje srityje.
Paraiškos rengimo procesas sutrumpėja bent 3 ar net 5 kartus, jeigu jūs dirbate ne vieni. Savo sėkmę mėginkite tik tuo atveju, kada galutinis terminas pasiūlymo pateikimui yra tikrai ne arti.
Ar esate pasiruošę antram etapui?
Kai pirkimai yra didelės vertės arba kuomet žinote, jog bus organizuojamas antrasis pirkimo etapas, reikia tam ruoštis iš anksto. Jeigu jūsų pirminė dokumentacija yra „stipri“, tuomet apie pusę jos galėsite panaudoti antrame etape. Dėl to verta investuoti į gerą ir kokybišką pasiūlymą bent jau pirmam etapui. Taip gausite didžiausią vertę už savo pinigus mat galėsite didelę dalį informacijos perkelti į antrojo etapo pasiūlymą.
Ar įžvelgiate visą papildomą naudą?
Dažnai savarankiškai pasiūlymus viešiesiem pirkimams rengiantys asmenys nuvertina perkamų paslaugų naudą. Jie mato tik vieną procesą ir vieną esminį momentą – už juos suformuojamą pasiūlymą. Tačiau juk tuose dokumentuose itin profesionaliai aprašoma medžiaga gali būti panaudojama reklaminėje ar pardaviminėje medžiagoje.
Be to, matydami tai, kaip dirba profesionalai bei tai, kokią informaciją surenka jie, jūs galite įžvelgti tam tikras tendencijas ir papildyti savo žinių bagažą. Juk pradžioje būtina mokytis, o jau vėliau galima imtis darbų atlikimo savarankiškai, tiesa?
Kitos išeitys
Kai kada geriausia išeitis nėra ta, apie kurią daugiausiai galvojate. Kai kada tenka į situaciją pasižiūrėti kitu kampu ir ieškoti naudos ten, kur įprastai jos nematome. Jeigu į viešuosius pirkimus žiūrite rimtai ir dažnai kandidatuojate – gali būti verta samdyti specialistą įmonės viduje. Sukurta darbo vieta gali labai greitai atnešti naudą bei palengvinti problemų sprendimą tuo metu, kada matote įdomų viešąjį pirkimą, tačiau neturite laiko arba žinių projektą paruošti patys greitu metu.